Der saubere Weg

Manche Software entsteht am Reißbrett. PflegeDoku Pro ist anders entstanden: aus der täglichen Arbeit heraus, aus dem Wunsch nach einem Werkzeug, das Pflegedokumentation und -verwaltung wirklich abbildet — ohne Cloud-Zwang, ohne Datenabfluss, ohne monatliche Abhängigkeit von einem fernen Anbieter. Über die Zeit ist daraus ein ganzes Ökosystem gewachsen. Seit Kurzem ist die Basisversion draußen: frei, quelloffen und kostenlos.

Ein Ökosystem, kein Einzelprogramm

PflegeDoku Pro besteht aus acht aufeinander abgestimmten Modulen: die Pflegedokumentation einschließlich der Strukturierten Informationssammlung (SIS), Abrechnung, Dienstplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, das PDL-Cockpit für die Leitung, ein Systemassistent für Installation, Backup und Updates — und das Modul „Ambulant". Alles läuft lokal auf dem eigenen Rechner, unter Linux, ohne Cloud-Komponente. Der Quellcode ist unter der AGPLv3 offen einsehbar.

Das ist kein Zufall, sondern Haltung: Pflegedaten gehören in die Einrichtung, nicht auf fremde Server. Offenheit schafft Vertrauen, und lokale Software schafft Unabhängigkeit.

Das Modul „Ambulant" — und warum es keine App gibt

Ambulante Dienste haben andere Probleme als ein Heim, deshalb hat der ambulante Bereich ein eigenes Modul bekommen: Tourenplanung mit selbstbestimmter Besuchsreihenfolge, Rückläuferkontrolle für die Tourenblätter, ein Fristenkalender für wiederkehrende Aufgaben, Schlüsselverwaltung mit verschlüsselten Zugangscodes, ambulante Leistungsnachweise je Klient und Monat sowie die Handzeichenliste zum Aushang. Es lässt sich einzeln herunterladen und separat installieren.

Eine Entscheidung darin wird regelmäßig hinterfragt: Es gibt bewusst keine Handy-App. Der Tourenplan wird als DIN-A4-Blatt gedruckt und fährt mit. Das klingt rückständig, ist aber praxiserprobt — Papier braucht keinen Akku, kein Netz und keine Einweisung, es funktioniert im Funkloch und im Treppenhaus, und es verschwindet nicht, wenn das Diensthandy ausfällt. Wer eine App will, findet sie bei anderen Anbietern. Ich baue für den Fall, dass die Technik nicht mitspielt.

Zwei Linien, ein Prinzip

Im Lauf der Entwicklung wurde eine Frage immer wichtiger: Wo hört reine Dokumentation auf — und wo beginnt etwas, das medizinisch bewertet?

Daraus sind zwei klar getrennte Linien entstanden. Die Basis-Linie ist ein reines Dokumentations- und Verwaltungswerkzeug. Sie erfasst, speichert und zeigt an, was die Pflegekraft eingibt — sie trifft keine eigenen medizinischen Aussagen. Die weiterführende KI-Linie umfasst zusätzlich ein Analyse- und Auswertungsmodul, optional ergänzt durch eine lokal laufende KI. Solche Funktionen können eine medizinische Zweckbestimmung berühren — und werden deshalb gesondert behandelt, mit der gebotenen Sorgfalt.

Warum die MDR den Ausschlag gab

Hier kommt die EU-Medizinprodukteverordnung ins Spiel, kurz MDR. Software gilt dann als Medizinprodukt, wenn sie selbst einen medizinischen Zweck erfüllt — etwa ein Risiko berechnet und als Entscheidungsgrundlage darstellt. Software, die nur aufzeichnet, speichert und anzeigt, fällt im Allgemeinen nicht darunter.

Es gab einen einfachen, bequemen Weg: alles in ein Produkt packen und hoffen, dass schon nichts passiert. Ich habe mich für den unbequemen entschieden — die Funktionen mit möglicher medizinischer Zweckbestimmung tatsächlich aus der Basis herauszulösen, statt sie zu verstecken. Die Basisversion ist damit nachweisbar ein Nicht-Medizinprodukt, dokumentiert über eine versionierte Qualifizierungs- und Abgrenzungsbetrachtung. Funktionen, die eines Tages medizinisch wirken sollen, bekommen ihre eigene, ordentliche Bewertung — nicht durch die Hintertür.

Was in der Basisversion steckt

Was das für Einrichtungen bedeutet — und was nicht

Die Software steht unter der GNU Affero General Public License v3 und wird ohne Gewährleistung bereitgestellt. Das ist bei freier Software üblich und keine Nachlässigkeit, sondern die Bedingung dafür, dass sie kostenlos sein kann. Betrieb, Backup und Datenschutz liegen beim Träger der Einrichtung — Sie sind damit auch datenschutzrechtlich Verantwortlicher nach Art. 4 DSGVO. Dafür greift niemand von außen auf Ihre Bewohner- und Mitarbeiterdaten zu, weil es technisch gar keinen Weg dorthin gibt.

Ein Punkt, der regelmäßig gefragt wird: Im deutschen Pflegerecht gibt es keine „Zulassung" für Dokumentationssoftware. Geprüft wird die Qualität der Pflegedokumentation selbst — nach SGB XI, Strukturmodell und SIS —, nicht das Werkzeug, mit dem sie entsteht. PflegeDoku Pro erfüllt die strukturellen Anforderungen; die fachliche Verantwortung für das, was dokumentiert wird, bleibt dort, wo sie hingehört: bei den Pflegefachpersonen.

Aus demselben Grund biete ich bewusst keine Vollwartung mit Garantien an. Das widerspräche dem Open-Source-Gedanken und schüfe genau die Abhängigkeit, die ich vermeiden will. Punktuelle Beratung bei konkreten Fragen ist auf Stundenbasis möglich.

Der rote Faden

Wenn dieses Projekt eine Überzeugung hat, dann diese: den sauberen Weg gehen, auch wenn er unbequem ist. Die MDR-freie Basis ist genau dafür ein Beispiel — kein Marketing-Etikett, sondern eine bewusste, dokumentierte Entscheidung. Dieselbe Sorgfalt gilt für alles Weitere: Frontmed, meine Einsatzsoftware für Alltag, Krise und Katastrophe, folgt erst nach derselben regulatorischen Klärung. Test- und Schulungsversionen gibt es schon jetzt auf Anfrage.

Und die KI-Linie? Die kommt. Sauber bewertet, ordentlich abgegrenzt, mit einer eigenen Betrachtung. Nicht früher.

Benjamin Tobies — Rettungssanitäter seit 1999, examinierter Altenpfleger seit 2007, ehemals Pflegedienstleitung, Qualitätsbeauftragter und Praxisanleiter. Schreibt QM-Handbücher und Fortbildungsmodule für Pflegeeinrichtungen und entwickelt daneben freie Software für die Pflege.